内容証明を書く場合には、通常の手紙と違い、いくつかの決まり事があります。
内容証明には、郵便局の窓口で出す通常の内容証明と、インターネットを通じて出す電子内容証明があります。
いずれの場合も法的効力自体に違いはありません。
電子内容証明を利用するには、あらかじめ利用者登録等が必要であることから、
ここでは通常の内容証明の場合のルールを記載します。
(1)用紙は自由
用紙に制限はありません。したがって、ルーズリーフやメモ用紙などでもかまいません。
ただ、相手方に権利義務等の重要な通知をするという内容証明の性質上、メモ帳の切れ端などはおすすめしません。
ちなみに、内容証明専用用紙は文房具屋さんで売っています。
後述するように、内容証明には「字数・行数制限」があるので、手書きの場合にはこれを利用するといいでしょう。
手書きに限らず、パソコンで作成してもOKです。
(2)字数・行数制限
縦書き→「1行20字以内・1枚26行以内」
横書き→「1行20字以内・1枚26行以内」、「1行13字以内・1枚40行以内」、「1行26字以内・1枚20行以内」
(3)使用可能な文字
内容証明で使用できる文字は「ひらがな・カタカナ・漢字・数字」です。
英字は固有名詞の場合に限り、使用できます。(例:会社名・商品名など)
1字の数え方の例
()←1字
、←1字
。←1字
%←1字
(4)書き間違いの訂正・修正方法
手書きの場合→訂正・削除した文字が分かるように2本線などを引き、欄外に「2字訂正」「1字加入」と書いて、差出人の印を押します。
パソコンで作成した場合→プリントアウトする前に画面上で訂正するだけです。
(5)年月日・住所・氏名
年月日、差出人住所・氏名、受取人住所・氏名を記載します。
文書の最初でも最後でもかまいません。
(6)印
法律上、必要ではありませんが、捺印する場合は以下のようにします。
縦書きの場合→差出人氏名の下
横書きの場合→差出人氏名の右
実印である必要はなく、認印でかまいません。
※ちなみに、電子内容証明の場合は印は押せません。
(7)同文のものを3通用意
内容証明は、相手方へ送付用・郵便局保管用・自己保管用の合計3通作成しなければなりません。
手書きの場合→1通作成し、残りをコピー
パソコンで作成する場合→画面上で作成し、3通プリントアウト
捺印する場合は、それぞれに。
(8)封筒の準備
受取人住所・氏名、差出人住所・氏名を記載します。
※内容証明の本文に記載したものと同じである必要があります。
郵便局で確認手続き等がありますので、封をしないで持参します。
(封筒は1通です)
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